NASIONALNEWS.ID, JAKARTA – Dinas Sosial (Dinsos) DKI Jakarta menyebut, pengelolaan sistem kearsipan di era digital saat ini, dinilai memiliki banyak keuntungan dan lebih efisien.
Hal itu diungkapkan Kepala Bidang Pengembangan Kesejahteraan Sosial dan Penanganan Fakir Miskin, Dinsos DKI Jakarta, Susana Budi Susilowati, pada acara Bimtek Sistem Informasi Management Arsip (SIMAP) di Jakarta, Selasa (7/5/2019).
Bahkan, Susan mengatakan, saat ini kebutuhan sistem organisasi merupakan kebutuhan mutlak karena data dan informasi sangat mendukung proses kerja dan melaksanakan tugas dan fungsi tidak bisa terlepas dari teknologi, apalagi di era digitalisasi saat ini, yang semua harus serba cepat.
“Jadi semua dokumen, semua hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan, pelayanan publik, dan kegiatan lainnya itu harus diarsipkan dengan baik, untuk mengatasi ini cara yang paling efisien dan efektif adalah dengan digitalisasi,” terangnya.
Ia juga menjelaskan, pengelolaan kearsipan secara elektronik merupakan hal yang fundamental bagi berjalannya sebuah institusi. Dalam hal ini, Dinsos DKI Jakarta mengembangkan Aplikasi Sistem Informasi manajemen arsip berbasis Web. Sistem ini bisa dijalankan melalui komputer tunggal maupun Wide Area Network (WAN).
“Arsip memang sepertinya terlihat sebuah surat saja, akan tetapi tanpa disadari arsip tersebut memiliki nilai yang besar. Suatu hari nanti pasti arsip tersebut dibutuhkan, dicari lagi sebagai dokumen penting maupun sebagai bukti,” jelasnya.
Dirinya juga berharap Dinsos DKI Jakarta mendigitalisasi semua arsip yang ada di Dinsos. Apakah itu T.U maupun staffnya yang mengelola arsip, bisa menyesuaikan dengan proses digitalisasi arsip. (bb/04)
